Tener buenos procesos empresariales puede ser una gran ventaja en el mercado, después de todo, cuando están bien definidos, contribuyen a optimizar la productividad, la rentabilidad y reducir el número de errores internos. Pero, ¿cómo organizarlos?

Para eso, es posible invertir en diversas herramientas, tales como: la construcción de diagramas de flujo, comunicación interna (CI) y sistemas de gestión empresarial. Con estos y otros cambios será posible ver una gran diferencia en los indicadores de desempeño.

 

Pensando en eso, creamos una guía para usted. Hoy, vamos a enseñarle los principales pasos para organizar los procesos empresariales, de forma práctica y eficiente. ¡Buena lectura!

 

1. Evalúe los resultados actuales

 

Primero, es necesario medir los resultados que los procesos están entregando. Así, usted tendrá una visión mucho más clara de "donde está", después podrá definir "donde desea llegar" y "cómo va a hacer" para alcanzar esa visión. Vea algunas mediciones del rendimiento:

 

  • tasa de retrabajo;
  • número de quiebras;
  • tasas de conversión de ventas.

 

Estos son sólo algunos ejemplos. Defina y acompañe a aquellos que realmente se adecuan a su emprendimiento. Rodéese de esas mediciones por algún tiempo, evaluando si los resultados obtenidos son satisfactorios o insatisfactorios.

 

2. Elimine los cuellos de botella

 

Un cuello de botella es todo lo que obstaculiza el rendimiento óptimo de los procesos. Imagine el proceso de ventas, que va desde la atención en la recepción hasta la emisión de la factura electrónica. ¿Qué puede estar obstaculizando los resultados?

 

Entre las principales posibilidades, es posible destacar la falta de capacitación de los profesionales, software con mal funcionamiento y falta de control del stock. Estas debilidades deben ser eliminadas o neutralizadas, garantizando que el proceso fluya.

 

3. Desarrolle un diagrama de flujo

 

¿Has oído hablar de diagrama de flujo? Es la representación gráfica de un proceso, una muestra visual del paso a paso al que deben seguir. Está compuesto de figuras geométricas (círculos, triángulos, etc.), líneas y textos para expresar el sentido de los acontecimientos.

 

No es necesario definir un diagrama de flujo para cada proceso que existe. Enfóquese en aquellos que generan más valor para la compañía. Esta representación se puede hacer en Excel, pero lo más indicado es que se utilice un sistema específico para ello. Después, comparte con el equipo.

 

4. Optimice la comunicación interna

 

La comunicación tiene un gran peso en la fluidez de los procesos. Cuando no hay diálogo, es común que el número de errores aumente, conflictos interpersonales surgen y las actividades diarias se vuelven menos eficaces. Por eso, hay que mejorarla continuamente.

 

La implementación de nuevos canales de comunicación puede ayudar mucho. Es posible destacar tableros de mensajes, aplicaciones móviles y televisores corporativos. Sin embargo, aún más importante es el compromiso del liderazgo de la empresa con ese asunto.

 

5. Implemente modernos sistemas

 

Actualmente, es casi imposible imaginar el funcionamiento de las empresas sin buenos sistemas de gestión empresarial. Ellos garantizan la emisión de facturas, el registro de los clientes, el seguimiento de los indicadores clave, y así sucesivamente.

 

No obstante, es necesario apostar por nuevas soluciones. Una de las principales es el uso de software en la nube, que se puede acceder a el desde cualquier lugar y por medio de dispositivos móviles (computadora portátil, tabletas, etc.). De este modo, es posible tener acceso remoto a los datos de los clientes y demás informaciones deseadas. Mucho más funcional.

 

Vea, al aplicar estos consejos, usted conseguirá agregar mayor rapidez, celeridad y seguridad a los procesos. Al final, todo el emprendimiento será beneficiado.

 

 

 

 

Autor: Migrate

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